mulher segurando um computador e mostrando uma planilha
Empreendedorismo na prática,  Startups

A importância do contexto ao fazer uma apresentação

Em 2015, a Microsoft publicou um estudo que mostrava que, nos anos 2000, a atenção do público de uma apresentação se dissipava após 12 segundos. Esse tempo reduziu para 8 segundos em 2013 e a tendência é diminuir cada vez mais, segundo dados do Statistic Brain. Ou seja, se a apresentação não engajar seu público nos primeiros segundos, você perdeu a atenção do mesmo.

No mesmo ano, em uma palestra com a filósofa espanhola Adela Cortina, aprendi que as histórias não servem apenas para contextualizar um momento ou um acontecimento, mas são a maneira mais antiga de representar uma ideia e de repassá-la adiante. E que o ato de contar histórias é tão antigo quanto a própria história do homem. Antigamente, o momento em que o povo se reunia em volta do fogo para contar histórias era importante para passar conhecimento adiante, registrar aventuras e perigos e manter todos ao redor da fogueira. Nesse contexto, um povo com bons contadores de histórias estaria mais propício a preservar a sua cultura. Essa é uma das razões que quando transformamos um conteúdo em história, seu alcance é maior.

Você sabe montar uma apresentação que engaje seu público? Se sim, como você arbitra entre qual informação é importante ou não? Neste artigo abordamos a importância de entender a situação do contexto (incluindo a audiência, o mecanismo de comunicação e o tom) antes de montar uma apresentação e damos algumas dicas de como comunicar uma história para um público focando na simplicidade e na facilidade de interpretação.

O sucesso da demonstração de dados não começa com a demonstração dos dados. Primeiro você precisa abordar o contexto para então trazer a informação.

Antes de abrir o PowerPoint e pensar nos gráficos que você vai utilizar, você deve levantar duas questões a respeito da plateia: ‘quem está assistindo e o que eles precisam saber ou fazer?’.

Quando trabalhamos com dados podemos pensar em dois tipos de análises: exploratória e a explicativa. A Exploratória é o que você entende dos dados e o que você entende que seria interessante mostrar para os outros. Quando usamos análises exploratórias é como se buscássemos pérolas em ostras. Podemos ter que abrir 100 ostras (no caso, testar 100 diferentes hipóteses) para encontrar, talvez, duas pérolas. Quando comunicamos a análise para a audiência, significa que temos uma história específica para explicar – provavelmente sobre essas duas pérolas.

Às vezes, as pessoas acreditam que está certo explicar a análise exploratória e, simplesmente, apresentam todos os dados (sim, todas as 100 ostras!!), enquanto eles deveriam apresentar a Explicativa, transformando os dados em informação que pode ser consumida pela audiência: duas ostras.

Depois de fazer toda análise é muito tentador apresentar tudo como evidência do trabalho e da robustez da análise. Resista! Você está fazendo a sua audiência reabrir todas as ostras. Concentre-se nas pérolas – a informação que a sua audiência precisa.

Então, focamos na análise explicativa.

Análise explicativa

A partir daqui, temos que refletir em três pontos antes de montar uma apresentação:

  1. Quem
  2. O que
  3. Como

E é exatamente nessa ordem. Primeiramente você tem que entender a quem você está se comunicando. Depois, o que você quer que eles saibam ou façam? A partir disso você pode pensar na terceira: como os dados podem ajudar a aprovar seu ponto?

Quanto mais específico você puder ser a respeito do público, melhor vai ser seu posicionamento e, então, o resultado. Evite tentar se comunicar com muitas pessoas diferentes de uma forma geral. Assim você não vai conseguir se comunicar com nenhuma delas de forma afetiva. Dica: identificar quem toma decisões é uma boa maneira de limitar a abrangência da apresentação.

Também é importante pensar sobre qual a relação que você tem com sua audiência. Se já existe uma relação de confiança ou se será difícil passar credibilidade. Exemplo: ao apresentar as duas pérolas, quanto maior o nível de confiança que você tiver com o público, menor o nível de detalhe que deve estar explícito. A mesma lógica serve para a forma que a audiência recebe a informação: se você estiver presente, o documento deve ser mais enxuto, pois você está ali para tirar possíveis dúvidas. Caso for enviado por email, o documento precisa de mais detalhes.

Quando você identifica observações e faz recomendações baseadas na análise, você deve passar confiança. É normal você se sentir fora da zona de conforto se isso não for um costume, mas é bom começar logo. O processo vai ficando mais fácil com o tempo.

Caso não exista uma recomendação de ação clara, encoraje a discussão a favor de uma. Sugerir os possíveis próximos passos dá a audiência uma opção a reagir frente a um caminho em branco, ao invés de apenas receber a informação e passar para o próximo ponto.

Quando estiver claro QUEM É a sua audiência e O QUE ela precisa saber, você pode olhar para os dados e se perguntar: qual dado vai provar meu ponto?

Os dados são um suporte da história que você vai criar e contar.

Quer ver um exemplo?

Vamos demonstrar um exemplo específico para ilustrar os conceitos:

Na Semente, criamos e executamos programas focados em educação empreendedora para empreendedores e startups que não estão familiarizadas com tais conceitos. Aplicamos um questionário no início e no final do programa para entender como e quais percepções sobre empreendedorismo mudaram. Nós acreditamos que os dados vão demonstrar uma história de sucesso e gostaríamos de continuar a oferecer o programa.

Primeiro passo é entender QUEM, através da identificação da audiência. Existem diferentes potenciais audiências que podem estar interessadas nessa informação:

Investidores da Startup que participou do programa;
Empreendedores que trabalham na Startup;
Futuros participantes do programa;
Investidores das Startups do próximo programa;
Outras empresas que pensam em criar um programa similar;
Empresa que controla o orçamento do projeto que queremos que continue;

Já dá para imaginar como a história pode mudar dependendo para quem você quer contar. A ênfase pode mudar. Os dados que você quer mostrar (ou decisões tomadas) podem variar conforme as audiências.

Uma única comunicação com o objetivo de abranger todos os grupos pode acabar não sendo o interesse de nenhum deles. O que ilustra a importância de identificar o público específico e ter uma maneira específica de comunicar com ele.

Exemplo: o público é a empresa que controla o orçamento do programa (e precisamos dela para que o projeto continue).

Agora que sabemos QUEM, o O QUE e o COMO se transformam mais fáceis de identificar e articular, por exemplo: demonstrar o sucesso do programa ilustrando o quanto o conhecimento de educação empreendedora aumentou durante o programa.

QUEM: Empresa que controla o orçamento do projeto que você precisa que continue.
O QUE: O programa atual de educação empreendedora terminou e foi um sucesso segundo os dados de evolução, precisamos de um novo orçamento de R$ X para continuar
COMO: Ilustrar o sucesso com os dados coletados através da pesquisa feita no início e no fim do programa

Após ter essas informações claras, fica mais fácil montar a sua apresentação.

Dica: não comece diretamente nos slides e evite informações desnecessárias: é muito mais fácil amassar um post-it com ideias do que deletar aquela lâmina de PowerPoint que você dedicou tempo criando. Eu gosto de usar Post-it quando eu estou criando a história da apresentação, pois é muito fácil reorganizar, adicionar ou remover cada parte para explorar os diferentes tipos de narrativa.

Um exercício do exemplo anterior ficaria mais ou menos assim:

Com essas informações, você já entende a importância do contexto!

Quer ver um exemplo real? Separamos um relatório final de programa para ajudar o seu processo.

 

Pablo Munoz de Bustillo é sócio e gestor financeiro da Semente Negócios.
Economista pela UFRGS, estudou Economia e Finanças na Universidade Autônoma de Madrid e na Universidade de Salamanca. Trabalhou na StartUp Mi Casa Inn, na Espanha, na área comercial no Banco Toyota, no Sicredi e na empresa de comércio exterior Braspine.

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